Khi thông báo về một sai lầm, một sự kiện đáng thất vọng hay sự cố nào đó, nhiều người có xu hướng viết “Sorry for the inconvenience” (Xin lỗi vì sự bất tiện này). Câu này thường bị lạm dụng.

Có nhiều lựa chọn tốt hơn để nói lời xin lỗi. Dưới đây là một số cách bạn có thể tham khảo:

1. “I understand your frustration” (Tôi hiểu sự thất vọng của bạn)

Khi đối mặt với khách hàng trong môi trường chuyên nghiệp, bạn có xu hướng sử dụng “Sorry for the inconvenience” cho một số vấn đề, ví dụ thất lạc gói hàng, lỡ hẹn hoặc dịch vụ bị lỗi. Trong những trường hợp này, cụm từ vốn được bạn đưa ra để thể hiện sự quan tâm lại vô tình trở thành không chuyên nghiệp và không xoa dịu được sự khó chịu. Điều quan trọng là phải tạo ra các câu trả lời thể hiện bạn hiểu quan điểm của người nhận và muốn bù đắp cho sơ suất của mình.

Thay vì ngụ ý lời phàn nàn của họ chỉ là “the inconvenience” (sự bất tiện), thừa nhận cảm xúc của họ và chấp nhận lỗi nhiều khả năng sẽ cho khách hàng cảm giác bạn muốn sửa lỗi hơn.

Sử dụng “I understand your frustration” cho thấy bạn thực sự đồng cảm với họ. Đó là cách mạnh mẽ hơn để họ giảm bớt sự thất vọng và có thể tìm kiếm được giải pháp khiến cả hai hài lòng.

2. “I realize this is disappointing” (Tôi nhận ra điều này thật đáng thất vọng)

Hãy tưởng tượng bạn đang kiệt sức sau một tuần làm việc bận rộn và cần phải hủy một cuộc hẹn ăn tối 30 phút trước khi nó bắt đầu. Gửi “Sorry for the inconvenience” có vẻ như hơi cá nhân để cung cấp tin tức đó.

Nhận ra sự thất vọng là chìa khóa ở đây, cho thấy bạn đang suy nghĩ về cảm nhận của họ. Hãy thử bắt đầu tin nhắn với một vài dòng như: “I realize this is short notice, and that we’ve been looking forward to meeting at your favorite restaurant all week…” (Tôi nhận thấy đây là một thông báo gấp và chúng ta đã mong được gặp nhau ở nhà hàng yêu thích của bạn cả tuần nay). Câu này cho cảm giác bạn nhận lỗi và có thể xoa dịu người đối diện.

3. “Thanks for your patience” (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn của bạn)

Đôi khi, những điều không may xảy ra, nằm ngoài tầm kiểm soát và hoàn toàn không phải lỗi do bạn. Ví dụ, bạn làm việc ở một hãng hàng không và một trận bão tuyết khiến chuyến bay của hãng bị hoãn nhiều giờ. Bạn không phải chịu trách nhiệm về thời tiết khắc nghiệt. Trong trường hợp này, việc sử dụng “I’m sorry for the inconvenience” (Tôi xin lỗi về sự bất tiện này) là đổ lỗi cho chính mình.

Thay vào đó, hãy bày tỏ sự đồng cảm và cảm ơn họ khi đã kiên nhẫn chờ đợi. Câu phù hợp có thể là “Thank you so much for your patience. We hope the conditions will be safe for takeoff soon”. (Cảm ơn bạn rất nhiều vì sự kiên nhẫn của bạn. Chúng tôi hy vọng các điều kiện sẽ đủ an toàn để máy bay sớm cất cánh).

4. “Let me help” (Để tôi giúp)

Thay vì đưa ra lời xin lỗi, hãy đưa ra giải pháp. Mọi người phàn nàn khi họ thất vọng – không phải vì họ thích than vãn, mà vì họ muốn được lắng nghe hoặc muốn vấn đề được giải quyết.

“I’m sorry for the inconvenience of spilling red wine on your white pants” (Tôi xin lỗi vì sự bất tiện khi làm đổ rượu vang đỏ lên quần trắng của bạn) sẽ không làm vết bẩn biến mất. Mặt khác, “Let me pay for your dry cleaning” (Hãy để tôi trả tiền giặt hấp là cho bạn) có thể khiến người nhận phản hồi từ bạn hài lòng hơn. Việc chủ động giải quyết vấn đề cũng chứng minh bạn là người có trách nhiệm.

Theo vnexpress